La directora del Archivo Nacional de Puerto Rico habló del caso y dio recomendaciones para que no se repita una situación similar.
Hace varias semanas la comunidad educativa e intelectual del país levantó su voz al darse a conocer la noticia de que un colección de documentos donados por el fallecido historiador puertorriqueño, Fernando Picó, a la Biblioteca Municipal de Utuado, había sido desechada por personal del municipio.
Por Francisco Javier Díaz El Nuevo Día
Lo ocurrido en este municipio del centro de la isla, además de lamentable, es un ejemplo de cómo no se deben llevar a cabo los protocolos para salvaguardar documentación histórica, ya que no se llevaron a cabo los pasos básicos que se deben tomar para cuidar y proteger los documentos históricos, según explicó Hilda Teresa Ayala, directora del Archivo General y Biblioteca Nacional de Puerto Rico, que forman parte del Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP).
De hecho, una de las interrogantes que se ha formulado desde que se dio a la luz la noticia es cuál ha sido el papel del ICP y el Archivo General en todo este proceso. “Nosotros somos los responsables principalmente de aquella documentación producida por el Gobierno de Puerto Rico, que se considera que tiene valor permanente, por lo que no nos corresponde atender las colecciones privadas. En ese caso, quienes tienen la responsabilidad es la familia o las personas a las que se le dejó el poder de velar por ellas”, mencionó Ayala. “En el caso específico de lo que ocurrió en Utuado con los libros de Picó nosotros sí llegamos hasta el municipio, porque se habló inicialmente de que podría haber documentos públicos, pero encontramos que no hay ninguna prueba sobre eso”.
Aparentemente, los libros fueron afectados por una filtración en el edificio que albergaba la biblioteca y desde el huracán María no se había reparado el problema, por lo que se dañaron con hongo, lo que se convirtió en un peligro para la salud. Fue por tal razón por la cual fueron desecharon. Se alega que el edificio está en proceso de remodelación para hacer allí una oficina de la Junta de Inscripción Permanente de la Comisión Estatal de Elecciones.
La archivera mencionó que cuando personal del Archivo General de Puerto Rico indagó sobre el contenido del material que había sido botado por el Municipio de Utuado, ellos no tuvieron acceso a un inventario de lo que había en la biblioteca. “Lo que hemos logrado recoger en los medios es que la década de 1980, el doctor Fernando Picó aparentemente llevó unos libros a la Biblioteca Municipal de Utuado. Llegados al 2023 no se encontró evidencia de qué constaba esa donación”, añadió la bibliotecaria. “Eso sí, se les dio la tarea de que ellos deberían tratar de identificar lo que había allí, por lo menos para su tranquilidad y su conciencia”.
A salvo otra colección de Fernando Picó
Ahora bien, algo que sí pudo constatar Ayala en primera persona es que la colección de Fernando Picó, donde está su biblioteca personal y sus documentos de investigación, está custodiada por la Compañía de Jesús y está en perfecto estado. Además de historiador, profesor y escritor, Picó también fue sacerdote jesuíta. “Esa biblioteca, que es inmensa, está a salvo y en muy buenas condiciones”, manifestó la experta.
Pasos a tomar en caso de querer donar documentos privados
Para aquellos estudiosos o investigadores que tienen en mente donar documentos privados utilizados para la preparación de un libro o escritos históricos, entre otros, es importante que tengan en consideración varios detalles, antes de iniciar cualquier trámite, tal y como recomendó la directora Archivo General y Biblioteca Nacional de Puerto Rico:
1. Debe tener en cuenta el tipo de materiales que componen la colección de documentos privada o su biblioteca privada. ¿Son materia prima? ¿Son materia original? ¿Son materia inédita?
2. Cuando una persona trabaja con material inédito, existe lo que se conoce como la protección de derechos de autor. Esta protección está vigente hasta 70 años después de que la persona que tiene el derecho de autor fallece. Cuando una persona quiere donar a una institución sus colecciones, sus libros, pero principalmente la producción personal, tiene que tomar en consideración si está dispuesto a ceder esos derechos a la institución que va a recibir los documentos. Otra manera en que se puede llevar a cabo esto, es que los derechos de autor los mantenga su familia o una persona que se deje como heredero de esos derechos de autor.
3. La persona que donará sus documentos privados debe estar al tanto del tipo de institución que sería apta para recibirlas. “La gran mayoría de las instituciones culturales, ya sean bibliotecas públicas, privadas, escolares, comunitarias, así como archivos históricos y centros de investigación, tienen lo que se conocen como políticas de desarrollo de colecciones. Estas políticas son las que dictan qué tipo de materiales ellos están dispuestos y disponibles a recibir”, explicó la experta. “Así que, la persona interesada en realizar una donación, tiene que asegurarse de que la entidad a quienes ellos le quieran donar, pueda recibir este tipo de donación”.
4. Visitar la institución donde quiere donar los documentos para asegurarse de que tengan también los recursos para poder aceptar estas donaciones. Según Ayala, por lo regular las instituciones culturales no cuentan con mucho presupuesto y cuando se habla de recibo de colecciones particulares, implica que la institución tendría que hacer una inversión en compra de materiales para almacenarlos adecuadamente, en inversión de personal, para poder levantar inventarios y que se pueda dar acceso a los materiales.
5. El donante tiene que tomar en consideración la edificación dónde se van a guardar esos materiales. Es importante que aquel lugar donde se van a depositar las colecciones sea uno seguro que protejan a los documentos y que no estén en áreas inundables, que el edificio esté en buenas condiciones, que no tengan filtraciones y que no tengan problema de plagas.
6. Es importante que las gestiones de la donación se realicen antes de que la persona fallezca o, de lo contrario estar documentados, ya sea con un testamento o con un documento escrito en donde se especifique cuáles fueron las gestiones que la persona hizo para que su colección llegara a X o Y lugar. “Obviamente, lo ideal sería de que ya se haya tramitado algún tipo de acuerdo de donación, para que entonces, en la eventualidad de que la persona falte, se pueda asegurar de que esta colección llegue a donde esa persona hubiese deseado”, detalló Ayala.
7. La mayoría de las instituciones que reciben documentos privados van a solicitar un inventario por escrito de lo que contiene el material, porque esto se utiliza para poder corroborar que lo que esa persona indica que va a entregar es lo que eventualmente llega a la institución y se adjunta como parte de los documentos de donación.
8. El donante podría limitar el uso de esos documentos a la institución que va a recibir los materiales, sin embargo, esto podría convertirse en un muro en el camino y limitar a la institución de poder proveer acceso, poder digitalizar el contenido o crear nuevas publicaciones.
9. El donante debe mantener una copia de todos los acuerdos que realizó con alguna institución, junto con el inventario de la colección. Siempre debe dejar una copia en algún otro lugar e informarles a sus familiares de cuáles son esas decisiones que tomó para que otras personas tengan conocimiento y que puedan ejecutar su voluntad.
10. Si el albacea de la familia sabe cuáles eran las exigencias que se tenían que cumplir para que esa institución pudiese ser el custodio de esos materiales, y esa institución incumple, éste podría decidir retirar la colección y llevársela. “Es por eso que hay que reconocer que la responsabilidad de la familia o de las personas que son responsables de las colecciones, también va mucho más allá de la donación”, detalló Ayala.
Responsabilidades de las instituciones
A pesar de que la persona que tiene interés de donar su colección de documentos privados debe llevar a cabo un proceso exhaustivo para asegurarse de que puedan ser acogidos en un lugar adecuado, Ayala también indicó que aquellas bibliotecas o instituciones que alberguen este tipo de materiales deben ser responsables de llevar a cabo una serie de acciones.
“Lo primero que tenemos que tener presente es que toda institución es responsable de mantener un inventario de todo lo que tienen bajo su custodia. En este caso de lo que son donaciones, es bien importante que también mantengan una copia de los acuerdos de donación, de qué fue lo que se incluyó en la donación y cuáles eran las exigencias de esa donación”, detalló la archivista.
De igual forma, la institución donde yacen los documentos privados debe mantenerse en óptimas condiciones para beneficio de todas las colecciones allí guardadas. “La institución también tiene esa responsabilidad de mantener esos documentos en un espacio que sea seguro para poder dar acceso y salvaguardar los documentos, no tan solo para las generaciones actuales, sino también para las generaciones venideras”, añadió Ayala.
Ahora bien, siempre pueden ocurrir accidentes que podrían afectar libros y documentos, como podría ser la rotura de una tubería o, como en el caso de la Biblioteca Municipal de Utuado, una gotera provocada por los daños causados por los vientos del huracán María en 2017. En caso de esto ocurrir, requiere la acción inmediata de la institución o biblioteca para salvar todo aquello que se haya mojado en el momento.
“Si por alguna razón esta colección se moja, la institución necesitaría de los servicios de una compañía de restauración para secar los documentos de forma correcta y evitar que les de hongo. Obviamente, si los documentos están expuestos a un período prolongado, junto a una humedad alta, una temperatura alta y de una filtración constante, lamentablemente los documentos se van a dañar”, detalló la directora del Archivo General. “Los libros están hechos de materia orgánica y eventualmente van a desarrollar hongo, que se va a ir comiendo poco a poco ese material y, en muchas ocasiones, este material será insalvable”.
Documentar el proceso de descarte
En caso de que no se actúe a tiempo para salvar los documentos o libros, como ocurrió en Utuado, donde las goteras permanecieron en el edificio por varios años, es responsabilidad de esa biblioteca institución descartar esos materiales, ya podrían convertirse en un problema serio para la salud. En ese caso, ese proceso se tiene que llevar de una forma ordenada.
“Si llegáramos a una situación en donde los documentos por sus condiciones no pueden ser recuperados, ni salvados, luego de que los haya evaluado un conservador o una compañía de restauración, hay que llevar a cabo una manera adecuada de disponer de estos documentos”, argumentó la directora a de Biblioteca Nacional. “Si estamos hablando de que son colecciones privadas, se debe contactar a los dueños para dejarles saber de la situación. Además de eso, si es una colección que fue donada y cedida en su totalidad, tienen que levantar un inventario y documentar el proceso de descarte”.
En ese caso, los encargados de la biblioteca deben tomar fotografías, documentar los títulos o los autores de los recursos que puedan ser identificados. De esta manera se puede mantener una memoria de lo que hubo en ese momento y para que, cuando surjan preguntas sobre lo que estaba ubicado en X o Y lugar, se pueda tener una contestación concreta y que se pruebe de que se hizo un descarte de la manera correcta, siguiendo las mejores prácticas y con la mejor intención de salvaguardar la colección.
“El cuidar y preservar todo este tipo de documentación privada que se haya generado a base de investigaciones históricas es esencial, ya que, si se pierden, las generaciones futuras pierden el acceso a esa información que compiló esa persona. Esta documentación nos ayuda a forjarnos como país, a conocernos como somos, como puertorriqueños y como puertorriqueñas. Por eso es que las personas les tienen tanto aprecio a estas colecciones particulares y por lo que se deben cuidar”, detalló Ayala.